Případová studie Dolňácko

Popis klienta

Dolňácko, a.s. se zabývá převážně zemědělskou výrobou a v současné době hospodaří na 1930 ha v katastrech Hluk, Boršice u Blatnice, Slavkov a Dolní Němčí.

Nabízí stravování ve třech jídelnách, kde obsluhovali před zavedením systému cca 250 zákazníků denně a také nabízí možnost rozvozu na odběrná místa.

Problém

Před zavedením systému se objednávky spravovaly ručně, paní vedoucí v kuchyni si vše evidovala v sešitu každý den zvlášť. Strávník musel při příchodu do jídelny nahlásit své jméno a kuchařka na výdeji si zaevidovala vydaný oběd.

Objednávky se řešily na jeden den dopředu oddělením jedné části stravenky, které se prodávaly v podnikové prodejně a vhozením do příslušného kastlíku. Kuchařky následující den ráno si musely vyhradit čas před samotným vařením, krabičky vybraly, spočítaly a podle toho vařily obědy a následně se sumarizace předávala jako podklad pro účetnictví.

Majitelé firmy sledovali chybovost při prodeji stravenek i v součtech v kuchyni až do výše 10%, tak i velkou časovou prodlevu pro klasický prodej zboží.

Další problém nastával ve chvíli, kdy onemocněla prodavačka a došlo k výpadku prodejny, nemohly se prodávat stravenky a tedy strávníci nemohli chodit na obědy.

Jak se spravovaly objednávky před zavedením systému POTPOT? Jaké největší problémy jste museli řešit při používání tohoto systému?

Řešení

Vytvořili jsme systém na míru, který umožňuje online objednávku jídel dostupnou 24/7, kde si může zákazník vybírat z více jídelen či výdejních míst.

Prodej poukázek se vyřešil nabíjením kreditů online prostřednictvím platební brány, která nabízí několik způsobů platby. Zákazník si může zvolit platbu kreditní kartou, platbu přes QR kód nebo bankovním převodem a po úspěšném nabití kreditů si zákazník vybere obědy.

Zajistili jsme komplexní technické řešení do jídelny, kde jsme vybrali čtečky a tablety, provedli propojení se systémem a zákazník pouze naskenuje svůj unikátní kód a kuchařce se na tabletu zobrazí objednané jídlo.

Zákazníci si mohou kdykoli aktualizovat své objednávky, podle časově nastavených pravidel, po přihlášení do svého účtu a nemusí nikde volat s žádostí o změnu. Mají tedy vždy přehled o tom, co si objednali a případně si mohou jednoduše přidat či odebrat oběd.

Administrativní pracovník definuje různé cenové skupiny pro zákazníky, tedy pro zaměstnance, pro firemní zákazníky či běžné strávníky a dále různé ceny pro výdejní místa.

Vedoucí kuchyně přidává z databáze jídel jídelníček na celý týden a každé ráno si tiskne podklady k vaření a k rozvozům, které ji systém generuje automaticky, podle odběrného místa či typu boxu.

Účetní si každý měsíc exportuje potřebné přehledy pro vedení účetnictví, nemusí ručně nic počítat. Je zde přehledná statistika například s počtem odebraných obědů, díky které mohou sledovat výkonnost kuchyně.

Výsledky

Po nasazení online objednávkového systému přišla velká spokojenost jak od samotných strávníků, jejichž počet se po nasazení systému zvýšil na aktuálních cca 350 denně, tak také ze strany zaměstnanců. Efektivita řízení celé kuchyně se výrazně zvýšila, systém díky plné automatizaci zajišťuje minimální chybovost v přehledech, co se má daný den vařit, v přehledech pro rozvoz či v přehledech pro fakturaci.

Kuchařky ušetří minimálně hodinu každé ráno, protože nemusí zpracovávat počet objednávek a plánovat vaření. Kolegové ušetří několik hodin měsíčně, protože není nutné sčítat papírové výstupy, počty obědů jsou k dispozici na jedno kliknutí a tržby za obědy se řeší jedním měsíčním zaúčtováním.

Úspora práce v kuchyni a administrativě je těžko vyčíslitelná, ale šetří hodiny měsíčně.

Kolik času nyní ušetříte při zpracování reportů oproti dřívější manuální práci? Vznikala vám dříve chybovost? Kolik takových chyb se objevovalo denně? Jaké byly případné finanční dopady?

Hodnocení spolupráce

Automatizace, kterou systém přináší, umožňuje rychlejší a přesnější zpracování objednávek, což zjednodušuje každodenní úkoly. V kuchyni to znamená, že kuchařky už nemusí každý den ručně počítat počet obědů a zvažovat, kolik mají vařit. Místo toho systém automaticky generuje potřebné údaje na základě objednávek, což šetří čas a eliminuje riziko chyb při přepočítávání.

V administrativní části se eliminují chyby spojené s manuálním zpracováním tržeb a objednávek. Dříve, když byly tržby počítány ručně, se objevovaly problémy při evidenci stravenek a jejich správném zúčtování. Nyní se vše řeší automaticky, což zaručuje správnost a přesnost ve výstupech. Systém generuje reporty a účetní výstupy za celý měsíc jedním kliknutím, čímž šetří čas a zjednodušuje práci pro administrativní tým.

Díky těmto vylepšením jsou procesy nejen rychlejší, ale také přehlednější. Zaměstnanci mají přístup k aktuálním a přesným informacím v reálném čase, což usnadňuje rozhodování a plánování. Celkově to vede k výraznému zlepšení efektivity, snížení chybovosti a lepšímu využití času jak v kuchyni, tak v administrativě.

Jak hodnotíte podporu týmu POTPOT během zavádění systému a po implementaci? Jak dlouho trvalo, než si zaměstnanci na nový systém zvykli?